Почему бизнесу необходимо годовое планирование мероприятий

В последнее время все больше руководителей и владельцев бизнеса пользуются event-стратегиями. Ведь в конечном итоге при обращении к грамотным специалистам это позволяет сэкономить солидные суммы денег. Как этого можно достичь, объяснил директор креативной группы «Элен и Ребята» Иван Балдин:

- С уверенностью могу сказать, что event-стратегия на год гораздо выгоднее, чем организация точечных мероприятий - празднование нового года, дня рождения компании и др. Годовое планирование применяется часто в крупных учреждениях. В качестве сравнения можно привести школу или армию, где всегда есть план воспитательной работы. В современных компаниях обязательно присутствует маркетинговая и HR-стратегии. И поскольку развитие должно быть комплексным, а не строиться по принципу «сейчас мы заработаем денег и потом сходим дружно в ресторан», без event-стратегии здесь тоже не обойтись. Важно понимать, что некоторые мероприятия из плана вовсе не требуют больших затрат, потому что проводить их могут сами сотрудники.

Чтобы было ясно, в чем явное преимущество обращения к специалистам и как event-мероприятия могут работать на благо компании, поясню более подробно.

Как работает клиент с агентством?

Компания, которая выступает в качестве заказчика, может обратиться за организацией:

· отдельных мероприятий

· серии мероприятий

· комплексного подхода - годовой event-стратегии.

Каждый из вариантов имеет свои достоинства и недостатки.

Отдельные мероприятия

Плюсы:

·  Четко определена необходимость в том или ином мероприятии.

·  Выделен определенный бюджет.

·  Ясны сроки или период проведения.

·  Есть конкретные задачи, стоящие перед заказчиками и агентством на качественном уровне (повысить лояльность, площадка, кейтеринг, обратная связь).

·  В случае оптимизации расходов есть возможность их сократить.

Минусы:

· Мероприятия в течение года, как правило, не связаны друг с другом.

· Эффект одного мероприятия ограничивается этим же мероприятием. Нет игры вдолгую.

· Нет импульса от предыдущего мероприятия.

· Нет возможности создавать длительную коммуникацию для необходимых ключевых сообщений.

·  Отсутствует возможность для длительного планирования.

·  Уменьшается возможность закрепления одной команды за клиентом. Не накапливается экспертиза работы с ним.

·  Уменьшается возможность планировать финансовые потоки агентству, а следовательно, уменьшается возможность идти на постоплату.

·  Уменьшается возможность получать большие скидки для клиента за счет долгосрочных контрактов с поставщиками.

·  Решаются задачи на качественном, а не на бизнес-уровне.

·  Решаются краткосрочные задачи, а не долгосрочные.

·  Оценка эффективности ограничивается локальным характером отдельного мероприятия.

Серия мероприятий

Промежуточный вариант между практикой отдельных мероприятий и комплексным годовым подходом.

По форме - комплексный подход.

По сути - отдельные мероприятия.

Немного лучше, но … (единый тендер, возможность планировать людей и деньги).

Event-стратегия

Представляет собой систему мероприятий, объединенных общей концепцией, целями и задачами. Все это связано друг с другом и работает на повышение стратегических показателей бизнеса!

·  Это комплексный подход для достижения целей бизнеса через мероприятия.

·  Является инструментом донесения коммуникаций до сотрудников, клиентов и партнеров.

·  Является частью HR-стратегии (или маркетинг-стратегии).

·  Должна иметь четкую систему оценки эффективности.

Минусы:

·  Потенциально может быть больший бюджет (а может, и нет).

·  Сложнее отменять мероприятия, так как система едина.

·  Сложнее менять агентство.

Плюсы:

·   Сохраняются все положительные качества отдельных мероприятий.

·   Решаются стратегические долгосрочные бизнес-задачи.

·   При выборе концепций, форматов и количества мероприятий мы исходим не из «нравится - не нравится», а повлияет это на повышение стратегических показателей бизнеса или нет. Людям может не понравиться event, вопрос: сработает ли это на бизнес, как в маркетинге, приведет ли инструмент к продажам (или другому маркетинговому показателю) или нет?

·   Все мероприятия являются частью общей системы, которая бьет в одну цель - повышение эффективности бизнеса.

·   Мы получаем возможность создавать продуманную и длительную коммуникацию необходимых сообщений.

·   Долгосрочное планирование дает возможность (при условии одного агентства) эффективнее планировать свои ресурсы клиенту и агентству, накапливать экспертизу работы с клиентом, выделить клиенту постоянную, закрепленную команду.

·   Есть возможность планировать денежные потоки и быть гибкими по постоплате.

·   Нанимать агентству суперпрофессионалов.

·   Создавать или покупать технологии, упрощающие жизнь клиенту.

·   Инвестировать больше в обучение и развитие людей у клиента и у агентства.

·   Оценивать эффективность мероприятия, основываясь не на качестве мероприятия, а на бизнес-показателях.

Что самое сложное в вашем бизнесе?

- Естественно, это люди!

Event-стратегия дает возможность быть частью единой электрической сети, от которой именно люди заряжаются энергией. Стоит цепочке прерваться, и энергия пропадает. Но если сеть едина, то у людей появляется энергия на достижение поставленных бизнес-целей. Поэтому логично предположить, что наш амурский event-рынок и клиенты движутся в сторону комплексной event-стратегии как наиболее эффективного инструмента в развитии бизнеса.

Таким подходом уже многие успели воспользоваться и оценили результаты. Однако реальность пока такова, что большинство компаний не привлекает event-агентства к разработке event-стратегии. Они пытаются делать это своими силами, а уже потом просят нас о помощи. В таком случае мы выступаем не как партнеры, а как подрядчики. Но такой подход сравним с тем, что вы придете к доктору и попросите назначить вам определенный препарат, даже не воспользовавшись колоссальным опытом специалиста, хотя он, наверняка, был бы готов предложить более гуманный способ оздоровления и вдобавок еще бы подсказал меры профилактики.

В связи с этим мы делаем официальное заявление: на этапе I квартала 2018 года креативная группа «Элен и Ребята» готова оказать бесплатную консультационную помощь по event-стратегии любым организациям, которые нацелены на развитие. Нужно лишь отправить заявку.

Как мы видим создание event-стратегии и роль креативной группы «Элен и Ребята»

1.     Постановка целей бизнеса на 1, 3, 5 лет

2.     Диагностика компании, исходя из целей бизнеса: понять, что мы имеем сейчас

3.     Стратегическая сессия. (СЕО и ТОПы)

·  Кто мы?

·  Какие у нас ценности?

·  Какие принципы и правила?

·  Какой смысл нашего бизнеса? Какая миссия?

·  Какие наши люди?

Результат: описание корпоративной культуры вашей компании и ваш диагноз.

Далее будет составлен план действий - разработка «лечения» или «профилактики». Для этого понадобятся такие инструменты, как СМ, IC, Edutainment, Event.

Как выглядит примерный план действий на год?

После того как будет проведена полная диагностика и обозначены цели, action plan утверждается и креативная группа «Элен и Ребята» приступает к действиям. Они включают в себя:

1.     Систему мероприятий по разъяснению и каскадированию видения ценностей и целей компании всем уровням. Сюда могут входить конференции, семинары, стратегическая сессия, road show.

2.     Систему синхронизации информационного поля. Подразумевает афишу, СМ, корпоративную газету, интернет.

3.     Систему командообразующих мероприятий - квесты, церемонии награждения, конкурсы по типу «Лучший сотрудник», teambuilding и т. д.

4.     Систему обучения - тренинги, бизнес-анимацию, бизнес-игру и др.

5.     Систему коучинга и наставничества. Как правило, это представлено коуч-сессией.

6.     Систему развлекательных и социально-ответственных мероприятий - 23 февраля, 8 Марта, КВН, юбилей компании, субботники и др.

В конце года оценивается эффективность event-стратегии. Ее вычисляют по специальной методике. Однако судить о том, что годовое планирование мероприятий на самом деле дает хорошие результаты, можно, опираясь на отзывы сотрудников и руководителей компаний, которые уже обращались за помощью к нашему креативному агентству «Элен и Ребята».